La separación de nombres y apellidos en una hoja de cálculo de Excel puede ser una tarea fundamental para organizar y analizar datos.
Afortunadamente, existen varios métodos simples para lograr esta separación sin complicaciones. Aquí te mostramos 3 trucos que puedes emplear para hacer esta tarea más rápido.
¿Cómo separar nombres y apellidos en Excel?
Comúnmente en Excel, separar nombres y apellidos suele hacerse utilizando la función "Texto a columnas", que es una forma rápida y sencilla de dividir datos en una columna en múltiples columnas en función de un delimitador específico, como un espacio en blanco.
Aquí están los tres trucos que puedes utilizar para hacerlo más sencillo:
Función "Dividir texto" (Texto a columnas)
- Seleccionar la columna que contiene los nombres completos que deseas separar.
- Dirigirte a la pestaña "Datos" en la cinta de opciones de Excel.
- Hacer clic en "Texto a columnas". Esto ocasionará que se abra el asistente para "Convertir texto en columnas".
- Seleccionar la opción "Delimitado" si los nombres están separados por un carácter específico (como un espacio o una coma) o "Ancho fijo" si tienen un formato constante.
- Si eliges "Delimitado", selecciona el delimitador que separa los nombres en tu caso (generalmente será el espacio en blanco).
- Haz clic en "Siguiente" y, si es necesario, ajusta las opciones para asegurarte de que la vista previa muestre la separación correcta de los nombres.
- Finalmente, haz clic en "Finalizar" para separar los nombres en columnas individuales.
Este proceso dividirá los nombres completos en columnas separadas, una para el nombre y otra para el apellido (en el caso más común).
Si hay más elementos en los nombres completos, como un segundo nombre, Excel los separará en columnas adicionales según el delimitador que hayas elegido.
Fórmulas de texto
En caso tengas que utilizar fórmulas, te aconsejamos que tengas las siguientes funciones presentes:
Para separar el apellido:
- Si los apellidos están al final y separados por un espacio, puedes usar la función "DERECHA" combinada con "BUSCAR" o "ENCONTRAR" para identificar y extraer el apellido.
Por ejemplo, asumiendo que el nombre completo está en la celda A1, puedes ingresar la fórmula:
=DERECHA(A1,LARGO(A1)-ENCONTRAR(" ",A1))
Esta fórmula utiliza la función ENCONTRAR para ubicar el espacio en blanco dentro del texto y luego DERECHA para extraer los caracteres que están a la derecha del espacio, lo que representaría el apellido.
Para extraer el primer nombre:
- Utiliza la función "IZQUIERDA" combinada con "BUSCAR" o "ENCONTRAR" para identificar y extraer el primer nombre si este precede al apellido.
Si en caso la información está en la celda A1, puedes proceder con la siguiente fórmula:
=IZQUIERDA(A1,ENCONTRAR(" ",A1)-1)
Esta fórmula utiliza ENCONTRAR para ubicar el espacio en blanco y luego IZQUIERDA para extraer los caracteres que están a la izquierda del espacio, que representarían el primer nombre.
Recuerda que estas funciones son para nombres y apellidos estructurados de manera consistente, con un espacio en blanco que los separa.
Si hay variaciones en la forma en que los datos están presentados, es posible que necesites ajustar las fórmulas para adaptarlas a esos casos específicos.
Crea una fórmula personalizada
Si los nombres no siguen un patrón consistente o si hay variaciones en la forma en que están escritos, puedes utilizar una fórmula personalizada utilizando una combinación de funciones como "ENCONTRAR", "LARGO", "IZQUIERDA", "DERECHA" u otras para identificar patrones y extraer nombres y apellidos.
Esta fórmula puede ser más compleja, pero puede adaptarse a diferentes estructuras de nombres.
Por ejemplo, para extraer el apellido en una celda que contiene un nombre completo en A1, podrías intentar esta fórmula:
=SI(ESERROR(BUSCAR(" ",A1,ENCONTRAR(" ",A1)+1)), DERECHA(A1, LARGO(A1)-ENCONTRAR(" ", A1)), DERECHA(A1, LARGO(A1)-ENCONTRAR(" ", A1, ENCONTRAR(" ", A1)+1)))
Esta fórmula verifica si hay un segundo espacio en blanco después del primer espacio. Si lo hay, extrae el texto después del segundo espacio en blanco, asumiendo que ese es el apellido. Si no lo hay, asume que el texto después del primer espacio en blanco es el apellido.
Para el primer nombre, podrías usar una fórmula similar:
=SI(ESERROR(BUSCAR(" ",A1,ENCONTRAR(" ",A1)+1)), IZQUIERDA(A1, ENCONTRAR(" ", A1)-1), IZQUIERDA(A1, ENCONTRAR(" ", A1, ENCONTRAR(" ", A1)+1)-1))
Esta fórmula busca si hay un segundo espacio en blanco después del primer espacio. Si lo hay, extrae el texto antes del segundo espacio en blanco, asumiendo que ese es el primer nombre.
Si no lo hay, asume que el texto antes del primer espacio en blanco es el primer nombre.
Estas fórmulas pueden funcionar en algunos casos más complejos, pero ten en cuenta que pueden necesitar ajustes dependiendo de la variabilidad en la forma en que se presenten los nombres en tus datos.
¡Ten en cuenta!
Estos métodos pueden variar según la estructura de los datos y pueden requerir adaptaciones dependiendo de la consistencia en la presentación de los nombres y apellidos en tu conjunto de datos específico.
¿Quieres ser un experto en Excel?
Conoce más fórmulas para aprender a simplificar tu trabajo con los
cursos de Excel de la Cámara de Comercio Exterior. Aquí podrás aprender de la mano de un profesional y obtener un certificado internacional que puede ser validado en cualquier parte del mundo.
