¿Has oído hablar sobre Power Query, Power BI o Power Pivot? Hace un tiempo que se habla mucho de tres programas relacionados con Excel y Microsoft, pero hoy vamos a aclarar algunas cosas que te serán muy útiles para que sepas lo bueno y lo malo de cada herramienta.

Antes de empezar a hablar sobre estas herramientas es importante sepas manejar una base de datos y, lo más importante, conozcas la mejor estrategia para simplificar tu trabajo.

La estrategia de datos, sea cual sea la situación en la que nos encontremos, siempre seguirá tres pasos:

1. Captura de datos
2. Modelado de datos
3. Análisis de datos

Explicaremos a continuación cada uno de estos pasos.

La captura de datos o ingesta de datos a su vez tiene dos partes:

1. Cargar los datos

2. Transformación.

Estas partes significan que son la carga de datos de las fuentes de datos (típicamente una BBDD de datos u otro sistema) para poder “trabajar” con ellos.

Este paso es la creación de las relaciones entre las diferentes fuentes de datos. Por ejemplo, es usual que tengamos una única tabla de datos, sino que tengamos múltiples tablas que se relacionan entre sí. Estas relaciones son las que componen nuestro modelo de datos.

El análisis de datos es básicamente representar la información en forma de gráficos o tablas. En este proceso, se filtran y segmentan los datos para realizar diversas agregaciones, lo que nos ayuda a obtener una visión más clara de la información.

Con los pasos de la estrategia de datos entendido, podemos pasar a conocer las diferencias de estas herramientas.

Power Query es una herramienta de Microsoft diseñada para la captura de datos, que es la primera parte de la estrategia de gestión de datos. Esta herramienta se destaca por su eficiencia en la carga de grandes volúmenes de datos, superando a Excel en esta tarea. Además, Power Query ofrece una amplia gama de funciones que permiten realizar diversas transformaciones en los datos, como agregaciones, limpieza, estandarización, vinculación y muchas más

Uno de los desafíos al utilizar Power Query es que, en lugar de emplear las funciones convencionales de Excel, utiliza su propio lenguaje llamado "M". Aunque guarda similitudes con Excel, también presenta diferencias, lo que significa que no es sencillo para los usuarios habituales de Excel aprenderlo.

Power Pivot es la herramienta de Microsoft utilizada para el modelado de datos. ¿Qué nos brinda Power Pivot? En términos simples, una vez que hemos importado nuestros datos, nos permite crear un modelo que conecta o relaciona las diversas tablas de datos.

Una vez que estas relaciones se han establecido, Power Pivot nos posibilita efectuar cálculos, tanto simples como avanzados, en nuestros datos mediante su motor de cálculo, que es considerablemente más eficiente que el de Excel.

La ventaja principal de Power Pivot radica en su capacidad para trabajar con una gran cantidad de tablas y datos y vincularlos de manera efectiva. A la hora de realizar análisis, esta herramienta nos proporciona un acceso extendido a una variedad de opciones.

Sin embargo, es importante mencionar que Power Pivot utiliza su propio lenguaje, denominado DAX, para realizar los diferentes cálculos. Aunque puede tener ciertas similitudes con Excel, es más complejo, pero, al mismo tiempo, más completo.

Power BI es la herramienta de Microsoft diseñada para realizar análisis de datos y crear cuadros de mando de manera sencilla y eficaz. Dentro de Power BI, encontramos funciones para cargar datos mediante Power Query y realizar modelado a través de Power Pivot.

La principal complejidad al utilizar Power BI radica en comprender y manejar sus tres componentes fundamentales: la carga de datos, el modelado y la visualización. Sin embargo, la ventaja significativa es que, una vez que te familiarizas con su funcionamiento, se abren un sinfín de posibilidades para gestionar datos de manera más eficiente y efectiva.

Recuerda que el uso de estas herramientas dependerá de lo que quieras lograr. Así que te brindaremos algunos ejemplos sobre situaciones en los que podrías utilizar cada programa.

¿Cuándo usar Power Query desde Excel?
Cuando quieras:
1. Hacer una carga de una única tabla
2. Hacer una transformación de una tabla de datos
3. Hacer múltiples cargas de datos de archivos que van a ir modificándose en el tiempo

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